Tòa soạn điện tử tập trung và nền tảng số cho PT-TH

Xuất phát từ những điểm bất cập trong cơ chế hoạt động của phần lớn tòa soạn báo hiện nay như: nhầm lẫn, thất lạc bài viết, khó tìm kiếm cũng như quản lý thông tin và không thể làm việc từ xa….

Cùng với mục tiêu tin học hoá, hiện đại hoá quá trình làm báo và nâng cao chất lượng làm việc của tòa soạn báo sản phẩm phần mềm “tòa soạn điện tử” được ra đời nhằm tạo ra một quy trình khép kín về viết, gửi, biên tập và xuất bản tin bài, giúp việc quản trị, lưu trữ, tìm kiếm các bài viết của phóng viên nhanh chóng, hiệu quả. Hệ thống “tòa soạn báo điện tử” của chúng tôi đã tập trung vào giải quyết các vấn đề này, cung cấp cho khách hàng với chi phí thấp nhất.

Các nghiệp vụ quản lý được tin học hoá

Nghiệp vụ quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Nghiệp vụ quản lý quảng cáo

Nghiệp vụ quản lý nhuận bút

Nghiệp vụ quản lý bài vở

Nghiệp vụ quản lý phát hành

Nghiệp vụ quản lý phương tiện tác nghiệp báo chí

Nghiệp vụ quản lý thư viện tư liệu báo chí

Nghiệp vụ quản lý biên tập viên, phóng viên, cộng tác viên

Quản lý bảo mật an toàn

Mô hình tổ chức & chức năng

Mô hình trên phản ánh các phân hệ của phần mềm phục vụ công tác quản lý toà soạn và mối quan hệ tương tác giữa các đối tượng vận hành với phần mềm, đồng thời cũng thể hiện mối quan hệ trao đổi thông tin giữa phần mềm phục vụ công tác quản lý toà soạn với báo điện tử.

Các phân hệ phần mềm phục vụ công tác quản lý toà soạn:

Phân hệ quản lý văn bản và hồ sơ công việc: Đáp ứng đầy đủ những yêu cầu về quy trình xử lý nghiệp vụ, tổ chức thông tin trong hoạt động báo chí: quản lý toàn bộ quá trình tiếp nhận, phân phối, xử lý văn bản đến; dự thảo, trình ký, ban hành văn bản. Cho phép theo dõi được danh sách văn bản đến, văn bản nào đã xử lý xong, văn bản nào đang xử lý – ai xử lý, văn bản nào còn tồn đọng, văn bản nào đang soạn thảo – ai soạn thảo, văn bản nào chờ ký ban hành, …

Phân hệ quản lý quảng cáo: Cho phép quản lý các thông tin về khách hàng, quản lý các yêu cầu đặt quảng cáo; quản lý các hợp đồng, chi phí quảng cáo; quản lý danh sách khách hàng đăng ký quảng cáo; quản lý thời gian đặt quảng cáo; kết xuất các báo cáo thống kê về quảng cáo.

Phân hệ quản lý nhuận bút: Việc ghi chép và trao trả nhuận bút phức tạp ở toà soạn báo truyền thống đã gây nhiều khó khăn cho đội ngũ phóng viên.Với “toà soạn Điện tử”, theo dõi việc trả nhuận bút, việc chấm nhuận bút, thống kê nhuận bút đã trả được thực hiện trực tuyến trên hệ thống rất linh hoạt và đơn giản, cùng với thao tác thống kê có khả năng trợ giúp cho việc quản lý tài chính của tòa soạn hiệu quả hơn.

Phân hệ quản lý bài vở: quản lý việc giao kế hoạch viết bài cho các phóng viên, quản lý quá trình biên tập bài viết, quản lý quỹ bài vở hiện có, trợ giúp lên kế hoạch đăng tải bài trên các số báo, thực hiện thống kê bài viết của từng phóng viên, cộng tác viên.

Phân hệ quản lý phát hành: Hỗ trợ quản lý công tác phát hành, Giúp tòa soạn tổng hợp và phân tích những số liệu có liên quan tới chi phí phát hành, trên cơ sở đó đưa ra quyết định phù hợp.

Phân hệ quản lý phương tiện tác nghiệp báo chí: quản lý thông tin về các phương tiện làm việc, tác nghiệp (như máy ảnh kỹ thuật số, máy ghi âm, máy tính xách tay,…); cho phép đăng ký sử dụng phương tiện làm việc, tác nghiệp; Lập lịch và tra cứu lịch sử dụng các phương tiện làm việc, tác nghiệp.

Phân hệ quản lý thư viện tư liệu báo chí: quản lý toàn bộ các tư liệu liên quan đến công việc tác nghiệp chuyên môn báo chí như: ảnh, các đoạn băng hình, băng ghi âm, các văn bản pháp luật…

Phân hệ quản lý biên tập viên, phóng viên, cộng tác viên: quản lý toàn bộ thông tin cá nhân của đội ngũ phóng viên, biên tập viên, cộng tác viên.

Bảo mật an toàn: Phân quyển chi tiết cho từng thành viên, từng nhóm, phân quyền người dùng theo nhiều phạm vi trên hệ thống, cấp/rút quyền bất kì đến từng chức năng nhỏ

Các thông tin trao đổi giữa phần mềm phục vụ công tác quản lý toà soạn với Báo điện tử gồm:

Thông tin về các hợp đồng quảng cáo trên Báo điện tử: thông tin về hợp đồng đặt quảng cáo trên Báo điện tử cập nhật và quản lý bởi phân hệ “Quản lý quảng cáo”, các thông tin phục vụ việc thiết kế và đặt ảnh quảng cáo trên giao diện báo điện tử (kiểu ảnh, trang hiển thị, vị trí, kích thước, …) sẽ được chuyển sang phần mềm tạo lập và quản trị Báo điện tử.

Thông tin liên hệ quảng cáo: thông tin liên hệ đặt quảng cáo trên Báo điện tử và báo giấy được khách hàng cập nhật trực tiếp trên giao diện của Báo điện tử và được chuyển về phân hệ “Quản lý quảng cáo” của phần mềm phục vụ công tác quản lý toà soạn để xử lý.

Thông tin về các bài viết được đăng tải trên Báo điện tử: quy trình quản lý quá trình tiếp nhận-biên tập các bài viết được thực hiện với phân hệ “Quản lý bài vở”, các bài viết được chọn đăng tải trên Báo điện tử sẽ được chuyển sang phần mềm tạo lập và quản trị Báo điện tử.

Các lợi ích đem lại

Tạo ra một môi trường trao đổi, xử lý thông tin trong nội bộ toà soạn thông qua mạng máy tính.

Từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử.

Cùng với việc nâng cao trình độ quản lý, tạo một bước thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của lãnh đạo, phóng viên, biên tập viên, cán bộ trong toà soạn với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, góp phần nâng cao hiệu quả công việc, thực hiện cải cách hành chính.