Giải pháp điều hành điện tử (Văn bản, hồ sơ công việc)

Giải pháp điều hành điện tử: Hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc điện tử giúp các cơ quan nhà nước thực hiện hóa các mục tiêu xây dựng một Văn phòng điện tử không giấy tờ

– Lãnh đạo:

o Điều hành và quản lý mọi lúc, mọi nơi

o Quản lý các công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch

o Nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác

o Tra cứu, điều hành văn bản trên điện thoại thông minh, Ipad,…

– Chuyên viên:

o Dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý

o Nắm bắt nhanh chóng các công việc của lãnh đạo giao

o Báo cáo công việc kịp thời

o Tạo môi trường trao đổi, thảo luận, nâng cao hiệu quả công việc

o Dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân…

– Nhân viên hành chính:

o Phân phối văn bản đơn giản không phải photo, in ấn, đi lại nhiều

o Dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin

o Tìm kiếm bản gốc nhanh chóng

o Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời

Các tính năng hệ thống

Quản lý văn bản đến
Xử lý văn bản đến
Xử lý hồ sơ một cửa
Quản lý văn bản phát hành
Công việc nội bộ
Lịch cá nhân và đánh giá cán bộ
Báo cáo thống kê

HỆ THỐNG TRÊN TABLET/mobile: Hệ thống giúp người dùng thống kê đầy đủ số lượng văn bản lưu trữ theo từng phân loại văn bản đã nhập trên phần mềm, giúp người dùng có cái nhìn tổng quan về tất cả các văn băn được lưu trữ trên phần mềm điều hành điện tử. Các màn hình báo cáo được thiết kế tối ưu cho các thiết bị di động (mobile/tablet, …) dành cho việc xem báo cáo nhanh và các thông báo cần thiết được tùy chọn và hiển thị trên Ứng dụng di động.

THIẾT BỊ DI ĐỘNG (SMARTPHONE):

Tra cứu văn bản: Hệ thống hỗ trợ người sử dụng tra cứu thông tin văn bản theo nhiều tiêu chí như: tìm kiếm nhanh văn bản theo số văn bản đến thời điểm áp dụng (theo ngày có hiệu lực của văn bản), theo ngày văn bản đến/ngày ký/số ký hiệu/người ký văn bản, theo loại văn bản (văn bản đến, văn bản đi, giấy mời đến, hồ sơ một cửa…), theo nơi nhận, theo trích yếu hồ sơ tài liệu.

Thống kê văn bản: Báo cáo thống kê tổng hợp số lượng của từng phân loại văn bản đã được lưu trữ trong hệ thống điều hành điện tử. Hỗ trợ tổng hợp các báo cáo về xử lý văn bản, công việc, tổng hợp thông tin sử dụng phòng họp/theo tuần/tháng/năm. Các thông tin báo cáo được trích xuất, hiển thị theo thời gian thực giúp Lãnh đạo đơn vị/phòng ban dễ dàng theo dõi, quản lý và kịp thời chỉ đạo, điều hành.

Lịch họp: Hệ thống hỗ trợ quản lý danh sách phòng họp và thông tin đăng ký phòng họp.

Đánh giá cán bộ/cá nhân: Nhận xét đánh giá không nên chỉ thực hiện một lần một năm. Hãy để nhân viên đánh giá các đồng nghiệp của mình và được các đồng nghiệp khác đánh giá trong suốt năm. Nhờ đánh giá lẫn nhau giữa các nhân viên, các nhà quản lý có thể nhanh chóng hiểu rõ từng thành viên trong công ty. Ngoài ra, nếu nhân viên không muốn tiết lộ danh tính, họ có thể chọn đưa ra phản hồi ẩn danh.

Đặc điểm nổi bật:

– Xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây

– An toàn bảo mật với chức năng mật khẩu xác thực một lần – OTP, chữ ký số

– Thông báo văn bản, công việc đến qua SMS, email,…

– Làm việc mọi lúc, mọi nơi trên labtop, Ipad, điện thoại thông minh,…

– Cho phép tự định nghĩa các chu trình lưu chuyển văn bản

– Liên thông văn bản 4 cấp từ Văn phòng Chính phủ xuống UBND tỉnh, huyện, xã.

– Dashboard lưu trữ và hiển thị thông tin thống kê số lượng văn bản theo đồ thị.

– Xuất file báo cáo thống kê số lượng tài liệu theo từng phân loại văn bản.

Một số khách hàng tiêu biểu

– Văn phòng quốc hội, Văn phòng Chính phủ

– Các UBND, Sở, Ban Ngành tại các tỉnh, thành phố: Tiền Giang, Hà Giang, Sơn La, Nam Định, Lào Cai, Cao Bằng,…